时间管理
项目经理高效利用时间的15条建议
2017/07/26
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项目经理面对浩如烟海的工作,经常是加班、加班、再加班。时间都去哪了呢?怎么加班工作都做不完 ,其实很多时候并不是我们工作做不完,而是我们没有高效地利用时间。如何高效利用时间?请听下文分解。


项目经理常常会抱怨项目太复杂,时间总是不够花。其实不管是工作还是生活中,要善于掌握一些技巧,总是会多出来时间的,下面这15条建议就是专门提供给觉得时间总是不够用的项目经理的。


1会前沟通


在正式会议开始前,需要询问与会人员是否参加。如果他们有任何其他事情冲突的话,但涉及他们的决策,需要和他们谈谈他们的选择,并非正式地认可他们以正确方式提出的建议。


这可能需要花费一点时间,但在实际的会议中节省了时间,因为项目经理能够使用收集的信息来消除会议中可能存在的冲突,并使组织更快地做出决定。

2信任项目流程


项目经理不要总是担心如何去处理变更,所以要设置可重复的工作流程来进行工作。这个优点是可以将相关的工作交给别人,让别人按照和自己同样的流程和步骤来完成所有工作。另一方面,通过对流程的使用,可以不断找出其中可能存在的问题来进行循环优化。

3使用模板


项目经理可能没有真正写过项目相关文档,但总有一些可以使用的方法,比如使用模板。使用的模板可能有很多,比如项目计划模板、状态模板和考核模板等。各种模板使用只有一个目的,就是节省时间。

4批量完成相关工作


项目经理在不同的任务之间切换会形成大量的无效时间,因此需要花时间去减少从一个任务进入到另一个任务的次数。


批量完成相关工作是指项目经理采取相同的工具或技能来一次性处理类似的任务,比如,集中时间整理多个会议纪要,或者对相关的文件进行分类排序等。其实最常用的就是集中某一个时间段来处理电子邮件,不用每隔一段时间就去查收邮件。

5随时写报告


项目中的各种报告并非要等到需要的时候才去写,项目经理要搭建好一个报告的框架后,突出显示需要增加或更新的文本,那么在项目工作中,随时记录想到的内容,然后对报告内容进行添加。


比如发现了项目中的一个问题,那么就要把风险记录到报告中去。当报告结束的时候,大部分的更新就会完成,否则你无法想起过去究竟发生了哪些重要的事情。

6整合通知到一个地方


项目经理可能会有各种被提醒的通知,那么不要在手机、Pad、PC或笔记本电脑以及各种即时通讯工具中到处设置。建议集中到一个地方比如邮箱中,通过集中所有的重要通知,可以检查是否存在冲突以及安排相应的优先级。

7关闭弹出窗口


项目经理在做事的时候,很容易被电脑中弹出的窗口打扰导致分心,那么建议关闭所有可能的弹出窗口,特别是邮箱会弹出有新的邮件通知这种类型。


这样做的额外好处是,当你忙于在计算机上演示某些东西时,不会在屏幕上弹出通知消息,有时候可能会被所有人看到,而你会去手忙脚乱地处理这些信息。

8站起来打电话


在打电话的时候站起来,这个工作原理是避免让你在舒适的环境下长时间通话。由于通话能够比电子邮件或者发送即时消息提供更多的内容,但实际上也不需要过多的沟通时间,站起来可以让你更快地完成对话。

9取消与工作无关的信息


取消所有与工作无关的消息,这些消息让你在一天中消耗了大量的时间。如果想要继续阅读,建议采取非工作邮箱在非工作时间进行处理和阅读。

10授权


项目经理对权力部分不需要太过于看重,项目中的任务完成是需要团队进行合作完成的,而不是靠一个人来单打独斗。对于非核心的工作要善于授权出去,通过授权,一方面可以锻炼项目团队的能力,另一方面也能让自己集中专注于重要的工作。

11使用电子邮件人员列表


你是否在发送邮件时经常一个个地寻找邮件接收人员,有的是各种项目组的成员,有的是管理层人员,更多的是各种利益相关方。项目经理不可能把所有的人都记下来,一旦出现错误,可能会给项目带来一些麻烦。


在邮箱中分类创建人员列表,给出一个简单的列表名,这样在发送邮件或者需要知道相关的人员名单时,就可以迅速找到。也可以通过Excel来建立,有些类别的人员会经常变动,因此需要进行定期更新,当然,在表格中处理要比在邮箱中来得更方便。

12严格遵守会议时间


看看你的会议日程安排,是不是所有的会议安排都在一个小时之内?当然一个小时不是正确的时间,但是建议会议不要安排得过长。会议只需要专注于重要的事项,并严格按照日程进行下去。项目经理可以尝试着完成下一次的45分钟的会议,长期坚持下去,你的时间也会多出来。

13敢于说“不”


项目经理不需要接受并完成所有的任务,你需要从项目和项目团队及各方利益相关方角度去考虑这些任务,有些任务可以放弃掉来节省时间和精力。


对于项目的关键利益相关方要求做项目中额外的某些任务,如果可以轻松完成或者项目团队期望以不同的方式来完成,那么可以考虑继续做下去。否则,要敢于拒绝并继续前进。

14使用任务清单


不管是会议准备,还是商务旅行,完成不同的项目阶段等任何事情,可以通过任务清单来帮助你记忆,并可以完成更多的任务。如果项目经理经常按照这种方式运作,清单可以帮助你更快速更轻松地处理具体的任务。

15休息一下

不要总是让自己处于紧张的状态中。如果想要快速地完成一件事,不是一直埋头苦干,需要中断一下去休息,比如出去走走,午餐后睡一会。如果持续保持头脑清醒,也需要和同事聊聊天,或者喝一杯咖啡甚至去呼吸一些新鲜空气。


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