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项目管理中如何有效沟通?【案例分析】
2017/10/27
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  沟通话题:项目管理中如何有效沟通?


  案例分析:做为系统集成公司的项目经理,员工在抱怨公司的工作氛围不好,沟通不足。为改善现状,要求项目组成员每周必须按时参加例会并发言,但对例会具体怎样进行,却不知如何规定。很快项目组成员就开始抱怨例会的目的不明,时间太长,效率太低,缺乏效果等等,而且由于例会上一个问题,组员互相争吵,甚至影响到了人际关系!


  这种情况如何在项目管理中如何有效沟通?



  专业答案(仅供参考):


  针对案例情况,分析问题产生的可能原因:


      (1)缺乏对项目组成员的沟通需求和沟通风格分析;

      (2)缺乏完整的会议规程、目的、议程,职责不清;

      (3)会议缺乏控制,导致会议效率低下,缺乏效果;

      (4)会议没有产生记录;

      (5)会议没有产生相应的行动;

      (6)沟通方式单一;

      (7)没有进行冲突管理;


      针对案例情况,提高项目例会的效率方法:

      (1)总体安排:事先制定一个例会制度。在项目沟通计划中,确定例会的时间,参会人员范围及一般议程;

      (2)懂得放弃:放弃可开可不开的会议。

      (3)明确目的和期望:明确会议的目的和期望结果。明确会议的目的,是集体讨论一些想法,还是互通消息,或者解决一个面临的问题。要明确会议的期望,是达到信息同步还是要生成一个明确的解决方案。

      (4)发布通知:会前发布会议通知,通知中明确会议的目的、时间、地点、参会人员、会议议程和议题。一种被广泛采用的方法是:广泛征求意见,少数人讨论,核心人员决策。项目中不是每个会议都需要全体人员参加的,根据会议议题确定参会人员范围。事先得到议题和议程,可以让参会人员提前准备。

      (5)提前发送资料:会议之前将会议资料发到参会人员手中。对于需要背景资料支持的会议,提前发送资料给参会人员,可以提前阅读,会上直接讨论,节约会议时间;

      (6)借助设备:一些需要异地成员参加或需要演示的场合,可以借助视频设备等外部设备使会议达到更好的效果;

      (7)设定主持人:明确会议规则,指定主持人,明确主持人职责,会议主持人对会议进行有效控制,并营建一个良好的会议气氛。管理者事先明确会议规则,控制会议节奏,会后总结,提炼结论,整理会议纪要,做好会议后勤保障。


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  全员精彩讨论:


  一、说句大家都憧憬的状态,就是企业文化踏实、高校、人心齐,每个人都有比较高的职业素质,都清楚的知道自己的职责,都已结果为导向,沟通根本不要什么艺术。一切回归最简单,效率也最高,效果也最好。艺术总是有夸张、虚假的成分。所以我一直希望有这么一个公司可以这样,保持最原始的简单,大家一起冲着一个目标,解决一路问题,然后实现项目成功,而非需要所谓沟通的艺术。我想这样的企业文化建立起来,公司能发展不好吗?


  二、例会的方式可以,但是需要改善:首先,需要明确会议纲要和会议议程及大致会议时间。1.提前一天要发送会议通知,并确保每个人收到并反馈。2.会议要严格按照定的议程执行,跑题必须纠偏。3.会上必须明确各工作的责任人及时间节点。4.安排会议记录人员进行会议记录。5.会议结束后,整理会议纪要并发送各与会人员。


  三、如果是软件团队的话可以借鉴scrum,两周一个迭代,第一天计划会议,最后一天回顾会议和评审会议。每日站立会,每个人2分钟,超时处罚。 需要讨论的问题,会后自行解决


  四、那我就从我自身说下1、对业务部门,从如何提高他们的工作效率角度分析;2、对外包厂商,从如何让业务部门对系统满意入手。明确区分从而统一思想,大家沟通起来才更有效。

  具体到会议:1、会议发出通知时,告知会议主题及目标;2、会议中根据主题,汇报进度及问题,有问题说问题,没问题简单过下就完事,简单明了。


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  五、1.对于沟通例会的目标没有明确,漫无目的的沟通,只会导致效率低下,

        2.没有做好沟通的管理计划,哪些问题应该沟通,哪些问题不需拿到会议上沟通,

        3.沟通后没有形成相应的文档,把会议上沟通形成的决议等结果记录并安排后续跟进,落实沟通的成果。


  1.制定例会制度,2.放弃可开可不开的会议,3.明确会议的目的和期望结果,4.发布会议通知,5.在会议之前将会议资料发到与会人员,6.会议后要总结,提炼结论,7.会议要有纪要,8.做好会议的后勤保障


  六、明确会议的目的和期望的结果,明确要开的会议的目的,是集体讨论一些想法,彼此互通信息还是解决面临的一个问题,并确定会议的效果是以信息同步为结束还是要讨论出一个确定的解决方案。明确会议的议程和要讨论的问题。可以让参会人员提前做准备。在会议之前把会议资料发放到参会人员手中。或制定一个有张有弛的会议议程,找合适地点娱乐或餐饮与会议同步进行!既可以加深感情也可以达到会议工作,但要记得适度!


  七、在一开始,会议内容应该是稳定的,分成几个单元,分阶段的讨论,对于产生分歧的地方一定要记录下来,并在后续解决后立马让所有相关人员知晓,会议是提出问题,解决问题最好的沟通方式。像上面所说,会议一定要有明确的主题,作为项目经理,一定要掌握好会议的走向,就好比之前非常流行的会议模型,我前段时间完成了什么,我现在正在做什么,接下来我要去做什么,总结过去,讨论当前,规划未来,这样,项目才能一步一步的走向终点,好比两个城市之间的航线,有规划好的航线去执行,而不是随便乱飞,虽然也到达了目的地,可是却承担了很大的风险,浪费了更多的资源。每个团队内,也肯定都有不同的声音,这比项目经理一人拍板做决定要好的多,可是怎样控制好不同的意见,这需要项目经理仔细考虑,不能任由成员发生影响团队和谐的争论。很多沟通问题大都是关系问题,项目经理搞好团队建设,组织成员开展业余时间的活动,丰富业余生活,这很大程度上能解决成员间的陌生感。项目前期,团队建设很重要,宁可多花一些精力,金钱也要搞好成员间的关系,这对后期的工作上会有很大的帮助。


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  八、这个案例里边规定每周每人必须参会和发言感觉有问题,如果项目组进展顺利,没有必要的阶段性进展汇报,或者没有遇到什么问题,例会应该可以取消的,或者是以邮件的形式或者组长做简短汇报就可以了吧。没有必要每个人都来啰啰嗦嗦地讲。


  九、公司的工作氛围不好,其实就暗含了压抑,情绪紧张等信息,还通过强制参加例会无疑加重了这种氛围。方式反了。正确的方式应该是减压,大方向是促进彼此的交流和情感,具体可以从给大家购买零食,聚在会议室吃,边吃边聊,就是不聊工作,让活跃的人多带动气氛,讲讲大家都可以接受的笑话,适当自黑也是一种。反正对什么感兴趣就说了。这种方式在我们这边叫“一周一度的扯蛋时间”。

  然后建立沟通制度,每个成员要做什么,涉及到那些人,先让他们自己沟通,感觉有困难的,要及时反馈,由管理人员进行引导和搭桥。减少沟通障碍。

  利用好月度活动,虽然也可能只是吃饭,但可以一起去大排档热热闹闹的,把氛围搞起来。而不是单调地去某些餐馆,斯斯文文,吃完就走。


  十、我觉得这个主要还是要分两个方面吧,一硬一软。硬的方面就是定规则,比如沟通机制,会议议程,项目职能分工等等。软的方面就是指管理人员的软技能了,个人魅力呀,倾听能力呀,争议解决等等。具体到这个案例上来,作为项目经理,首先应该采取一对一的沟通,让大家把自己认为的问题提出来,并做好记录。在这些问题之中,筛选重点的关键性问题去进行解决。普适性、方向性的问题可以会议讨论解决,具体性、针对性的问题可以私下解决。尽量让大家的目光聚焦在项目上而非人身攻击之上。其次,制定会议规则,每次例会前提供会议议程,包括主要形式,主要问题等,让员工来确认。会议中由项目经理掌控会议进程,保证解决问题而非扯皮。最后在会议结束后做好会议纪要,让与会人员确认,并分发。当矛盾集中于某个人身上是,就要采取必要手段,解决团队内部分歧,努力达成共识。


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